Como posso tornar a minha empresa mais eficiente? Evitar erros? Aumentar a receita e diminuir as despesas? Enfim, como posso melhorar os meus processos? A resposta é simples: com exemplos de Mapeamento de Processos.
Ficou curioso? Quer entender o que é essa ferramenta e como ela funciona? Confira nossos tópicos abordados no post de hoje :
- O que é o mapeamento de processos?
- Qual o seu objetivo?
- Como fazê-lo em 5 passos
- Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles?
- Quais são os seus impactos
- Mapeamento de processos: o antes e o depois
O que é mapeamento de processos?
A princípio, o mapeamento de processos é uma ferramenta utilizada para identificar as etapas, fluxos, recursos e objetivos de um ou mais processos de determinada organização. Além disso, ele pode ser útil na apresentação as partes do processo em estudo e no relato das atividades, entradas e saídas do mesmo.
A ideia principal do mapeamento é trazer uma visão completa sobre o funcionamento de uma empresa. Assim, a partir dele, os gestores podem analisar informações detalhadas sobre sua organização e tomar decisões que visem a melhoria de toda a companhia.
Qual o seu objetivo?
Entre os objetivos que o mapeamento de processos busca atingir, pode-se citar alguns exemplos:
- Entender o funcionamento prático dos processos;
- Realizar os reparos necessários nos processos;
- Produzir uma documentação completa e estruturada sobre o processo, o que auxilia nas capacitações de colaboradores;
- Garantir que realize um processo da melhor maneira possível;
- Promover mudanças profundas nos processos, buscando a otimização constante.
Portanto, a finalidade principal do mapeamento é compreender os processos. A partir disso, melhorá-los para que o desempenho da empresa seja melhor com o tempo.
Mas afinal, como se fazê-lo?
Como fazer um mapeamento de processos em 5 passos:
Para realizar o mapeamento de certos processos, devemos considerar as características e exemplos que estão relacionadas a ele. Como, por exemplo, o produto ou serviço, o número de colaboradores, os equipamentos, entre outros. Por isso, ele é uma ação desenvolvida de forma personalizada para cada tipo de negócio.
Contudo, apesar de se tratar de uma ação desenvolvida para cada caso, existem algumas fases que são básicas para este tipo de projeto e podem se desenvolver na maioria dos casos. Confira as 5 fases principais:
1° Defina o que será estudado
Em negócios de pequeno porte é possível fazer um mapeamento total da empresa de forma eficiente. No entanto, quando se trata de uma grande firma, como varejistas e indústrias, por exemplo, devemos dividir a empresa em setores e fazer o mapeamento individual por áreas ou setores.
Primeiramente, deve-se identificar em qual setor estão a maior parte dos problemas e registrar o que acontece.
Exemplo:
Se uma indústria está com problemas no prazo de entrega, deve-se estudar todo o processo que envolve a fabricação do produto até a sua entrega. Ou seja, é preciso observar desde o pedido das matérias primas até a finalização do produto. A partir dessa análise será possível verificar quais etapas do processo produtivo estão gerando mais atrasos e, desse modo, buscar medidas que possam resolver esse impasse.
2° Identifique as entradas e saídas de cada atividade
As entradas ou “inputs” podem ser definidas como os insumos que o processo recebe para poder operar, e as saídas ou “outputs” como aqueles produtos de fato entregues pelas atividades do processo. No caso de uma padaria, a entrada seria a farinha e outros ingredientes e a saída seria o pão francês. Tanto as entradas quanto as saídas podem ser algo físico ou não. Logo, a entrada para uma empresa de serviços pode ser o “pedido de um cliente”, e a saída, a “realização do serviço”. Portanto, identificar cada um destes pontos é importante para se entender a finalidade de cada processo.
Além disso, é importante identificar como cada departamento impacta os demais, para que o mapeamento entenda as relações de causa e consequência entre eles e consiga traçar o fluxo de trabalho.
3° Identifique quais os componentes necessários
Essa é uma fase fundamental para o mapeamento de processos, porém é onde as empresas falham!
Em suma, ao iniciar um projeto de mapeamento, muitas firmas se concentram em conversar com executivos sobre atividades que eles não praticam no dia a dia e, consequentemente, adquirem uma visão fora da real.
Quando se mapeia os processos de uma indústria, por exemplo, é preciso conversar com as pessoas responsáveis por operar as máquinas ou que vivenciam as atividades do processo.
Os funcionários estão na linha de frente, seja na produção de pães, embalando produtos ou realizando serviços. Eles sabem o que ocorre e podem até dar sugerir melhorias. Desse modo, é possível compreender os reais problemas do processo e mostrar para o mesmo que porque ele importa para a empresa.
4° Desenhe o mapa do processo
Após entender melhor o processo, temos que registrar todas as informações coletadas, isto é, colocá-las no papel.
Ao passar as informações para o “papel” é essencial que todos os departamentos validem a documentação, a fim de ver se o conteúdo condiz com a realidade ou se há algo no registro que precisa ser mudado.
Esta é uma das etapas mais sérias de todo o projeto, uma vez que é nela que seremos capazes de identificar os gargalos e os pontos de melhoria. Ademais, também é aqui que vemos se o processo pode ser automatizado.
Talvez você esteja pensando que nesta etapa é necessário produzir relatórios de infinitas páginas, certo?
Fique tranquilo! O dever da Júnior FEA é avisá-lo que o modelo de registro para este tipo de projeto é mais simples de ser feito. Para essa tarefa, é comum utilizar as representações gráficas das atividades.
Veja alguns modelos:
Fluxograma de processos: o fluxograma é, em tese, um desenho que utiliza símbolos para representar a sequência dentro de todos os processos. Apesar de ter uma atuação simples, ele traz uma visão de tudo o que acontece, do início ao fim. Por isso, é uma das ferramentas mais utilizadas para identificar onde devemos concentrar nossos esforços.
BPMN (Business Process Model and Notation): o BPMN é uma representação gráfica que demonstra um fluxo de atividades de um processo. A diferença entre ele e o fluxograma é que a notação BPMN consegue representar com maior sucesso processos difíceis e sistêmicos de maneira geral. Em outras palavras, consegue mostrar melhor as tarefas complexas de uma companhia.
5° Aplique, monitore e faça as alterações precisas
A última etapa do nosso mapeamento de processos consiste em alterar o que for necessário para melhorar os processos. Aqui também cabe observar se as mudanças são eficazes ou se tem algum ponto que precisa ajustar.
É vital destacar que, uma vez feito o mapeamento, isso não significa que a empresa atingiu o seu potencial máximo, visto que sempre há pontos para melhorar. Por isso, tendo como foco a melhoria contínua e a otimização, é prudente realizar o mapeamento de processos mais de uma vez durante a criação da empresa, para garantir que continue bem suas atividades.
Mapeamento de Processos e Fluxograma: qual a diferença entre eles?
De antemão, citamos o desenho do mapa de processos como uma das etapas essenciais do projeto. Contudo, é preciso ressaltar que o fluxograma é apenas um meio e não um mapeamento completo.
O mapeamento de processos se trata de uma operação complexa utilizada para a melhoria das atividades de uma empresa, ou seja, é um estudo aprofundado.
Já o fluxograma é uma das muitas ferramentas que pode ser útil na realização e na visualização do mapeamento. Dessa forma, esse artifício sozinho não é capaz de ver todas as melhorias que devem ser feitas.
Impactos do mapeamento de processos
Através dessa estrutura é possível corrigir falhas que prejudicam o bom funcionamento da empresa, sejam em relação ao sistema de produção, ao financeiro, à gestão de equipes ou outras.
À vista disso, esse tipo de projeto gera vários benefícios e impactos positivos, tais como:
- Padronização do trabalho: a implantação de normas técnicas maximizam a transparência, a reprodutibilidade, a segurança e a eficiência das atividades de um processo. Ou seja, permite que os parceiros entendam o seu desempenho a partir da delimitação clara de funções e papéis.
- Controle e monitoramento: proporciona clareza à respeito das atividades e padrão do trabalho. Sendo assim, que os gestores tenham maior controle sobre os processos. Isso faz com que os mesmos tenham uma margem sobre os resultados.
- Otimização dos processos: sendo um resultado lógico do mapeamento, otimizar ocasiona a redução dos custos e despesas, a melhora da gestão dos processos e a redução de falhas que prejudicam o desempenho das atividades.
Mapeamento de Processos: exemplos do antes e o depois
É fato que você conhece o McDonald ‘s, mas sabia que um simples mapeamento de processos ajudou a rede a se tornar o que ela é hoje?
Como resultado, a história da famosa rede de fast-food McDonald ‘s é vista no filme Fome de Poder (The Founder, 2017), que mostra como o mapeamento de processos foi crucial para desenvolver o sistema Speedy.
Esse método que veio a culminar no sistema Speedy, consistia em buscar criar uma melhor rotina a ser seguida pelos funcionários durante a produção. Desde exemplos como o atendimento ao cliente (no pedido), passando pela produção e finalizando na entrega. A busca terminou por desenvolver o sistema Speedy, a partir do qual foram impostos padrões relacionados à posição de cada equipamento de acordo com a sequência de montagem, à operação das máquinas e à movimentação dos membros.
Ou seja, tudo isso, junto com o grande desejo dos seus comandantes pelo sucesso e pela qualidade do produto, foi decisivo. Ainda mais para que a empresa fosse, hoje, uma referência mundial no ramo de redes de Fast Foods.
O caso McDonald ‘s – embora tenha ocorrido há mais de 70 anos – mostra o quão longe se pode chegar com o uso do mapeamento de processos.
Conclusão:
Em suma, esses exemplos de mapeamento de processos geram benefícios tanto na produção, quanto na visão estratégica dos negócios. Logo, ele pode, e deve ser usado para a melhoria contínua das atividades organizacionais.
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