Organizar os processos de sua empresa implica diretamente no seu funcionamento interno e no seu desempenho. Isso porque contribui para a melhor qualidade de produto e serviço e diminui na incidência de erros.
É importante ter em mente que essa organização é essencial para a empresa ter sua lucratividade e produtividade garantida e, consequentemente, ter uma gestão de sucesso.
Para isso, vamos entender quais as ferramentas são necessárias para melhorar a qualidade do serviço e como organizar esses processos na prática.
O que são processos?
“Processo” é como um conjunto de medidas tomadas para atingir algum objetivo. Sendo assim, a gestão por processos é também utilizada para uniformizar e aperfeiçoar os processos de trabalho.
Ou seja, o funcionamento por processos mostra como cada atividade deve ser feita dentro da empresa, quais seus recursos para isso e a ordem a seguir para atingir um resultado ideal.
Principais processos de uma empresa
Existem 3 principais tipos de processos organizacionais atualmente: Primário, de suporte e de gerenciamento. Vamos entender melhor cada um deles.
Processo Primário
É aquele que entrega um produto ou serviço para o cliente, como um prato servido em um restaurante ou um carro passando pelo lava-jato.
Por tem um contato direto com seu cliente, o processo primário se resume em aquele ligado à entrega de valor ao consumidor.
Processo de suporte
O processo de suporte não está diretamente ligado ao seu cliente. Mas, como o nome já diz, está dando suporte aos outros segmentos da empresa para auxiliar a execução do processo primário.
Como por exemplo, a seleção e treinamento de funcionários que é feita pela Gestão de Pessoas (conhecido também como RH).
Processo de Gerenciamento
É aquele responsável por organizara gestão dos demais processos dentro da companhia, mas sem agregar valor direto ao seu consumidor final.
Por fazer a gestão de negócios, é nesse processo que se acompanham, supervisionam e controlam as atividades dentro da empresa.
A importância de organizar os processos de uma empresa
De fato, a organização por processos otimiza a atuação interna dessa empresa que tem como consequência uma maior satisfação do cliente no geral.
Nesse sentido, vamos citar as principais importâncias:
- Eficiência: com os processos alinhados dentro da empresa o tempo será bem distribuído para as tarefas serem cumpridas de acordo com os recursos necessários, diminuindo a dispersão entre as atividades.
- Padronização: com a organização estabelecida os resultados padronizados aparecerão e podendo controlar os melhores serviços, a satisfação e o reconhecimento do cliente tende a aumentar.
- Agilidade: com os problemas encontrados pela empresa a chance de diminuir as tarefas desnecessárias que atrapalham o desenvolvimento aumentam junto com a produtividade da empresa.
- Integração: a organização por processos tem papel importante para integrar os departamentos internos de uma companhia para ficarem alinhados e alcançar seus objetivos próprios também.
Benefícios para organização
Redução de custos
Uma gestão de negócios organizada por processos reduz custos quando as etapas estão otimizadas para que nenhum empecilho atrapalhe o andamento da atividade e atrase essa entrega final do serviço.
Melhor produtividade
Junto a redução de custos, tem-se um ganho na produtividade quando a divisão dos serviços é bem distribuída. Para que não falte ou sobre nenhum material que interrompa o trabalho dos funcionários, obtendo-se maior controle de todo o processo.
Otimização de processos e resultados
A otimização de processos e resultados é percebida em todos os outros pontos como a redução de custos, controle do tempo, eficiência e produtividade. É possível encontrar os problemas e remover desgastes desnecessários com a otimização do processo.
Qualidade elevada
A qualidade do produto ou serviço se torna melhor quando há uma gestão de negócios eficiente. O que traz vantagem para a marca no mercado competitivo e possível fidelização do cliente quando se tem uma melhoria do serviço prestado.
Organização de processos e o método de mapeamento de processos
Assim como visto anteriormente, organizar processos é dividir cada etapa da atividade, entender como cada uma funciona e, assim, distribuir de forma inteligente os processos para que cada parte integre no trabalho eficientemente.
Um método muito conhecido para a organização é o mapeamento de processos, que consiste em visualizar todo o processo de uma empresa para que a tomada de decisões seja facilitada e mais assertiva.
Como organizar os processos da empresa?
O método mais conhecido utilizado para o mapeamento e otimização de processos é BPM (Business Process Management), traduzido para o português como Gerenciamento de Processos de Negócios. Vamos entender os passos mais eficientes para começar a organizar seus processos:
Encontre e elimine gargalos
Gargalo é tudo aquilo que limita e impede que o processo produza mais. Então, identificar e eliminar gargalos ajudará a manter o fluxo de trabalho constante e dentro do prazo determinado para cada tarefa.
Organize as tarefas
Organizar as tarefas antes de começar algum projeto em si permite que as atividades sigam o prazo proposto, determina a função de cada membro e suas responsabilidades, o sequenciamento lógico do fluxo de trabalho e priorize as tarefas mais urgentes.
Arquitete um fluxograma
Uma maneira fácil de visualizar os processos mais complexos é por meio da elaboração de um fluxograma que traga a ordem das tarefas, seus responsáveis e seus objetivos a fim de maximizar a organização empresarial.
Use aplicativos para facilitar a gestão
Novas tecnologias são bem-vindas para organizar os processos, dentre elas o Trello e Pipefy que são dois bem-vindos para organizar os processos, permitindo gerenciar as etapas de um projeto, incluindo a definição de datas de entrega para cada responsável.
Já os aplicativos em nuvem OneDrive e Google Drive são sugestões para compartilhar arquivos entre os membros e acessá-los em qualquer lugar e a qualquer hora.
A comunicação é essencial do começo ao fim do processo, então mantenha um aplicativo de mensagens rápidas para resolver eventuais problemas também é muito recomendado.
Sua empresa organiza os seus processos?
E aí? Depois de chegar até aqui e perceber que sua empresa precisa organizar melhor os processos não é motivo para desespero, mas comece o quanto antes para que sua equipe esteja preparada para lidar com a estruturação da melhor forma possível!
